Vận chuyển quốc tế không chỉ là câu chuyện đưa hàng từ điểm A đến điểm B. Đằng sau mỗi lô hàng là hàng loạt thuật ngữ liên quan đến phương thức vận chuyển, cách tính trọng lượng, chi phí và điều kiện giao nhận. Nếu hiểu sai hoặc bỏ sót, doanh nghiệp có thể phải trả giá bằng thời gian thông quan kéo dài hoặc chi phí logistics tăng cao so với dự kiến ban đầu.
1. Vì sao cần hiểu thuật ngữ vận chuyển quốc tế?
Trong vận chuyển quốc tế, mỗi thuật ngữ không đơn thuần là một khái niệm kỹ thuật. Đằng sau đó là chi phí thực tế bạn phải trả, thời gian hàng đến tay người nhận và cả trách nhiệm pháp lý nếu có rủi ro xảy ra. Việc nắm được các thuật ngữ cơ bản giúp quá trình làm việc với đơn vị vận chuyển, forwarder hay hãng bay trở nên minh bạch hơn. Khi hiểu họ đang nói gì, bạn sẽ biết câu hỏi nào cần đặt ra, điều khoản nào cần làm rõ và đâu là phần mình đang chịu trách nhiệm.
Quan trọng hơn, hiểu đúng thuật ngữ là cách giảm thiểu tranh chấp và phí phát sinh không đáng có. Trên thực tế, nhiều trường hợp hàng bị giữ lại, chậm thông quan hoặc phát sinh phí lưu kho chỉ vì người gửi không lường trước những thuật ngữ đã xuất hiện ngay từ báo giá hoặc chứng từ.
2. Các thuật ngữ về phương thức vận chuyển
Phương thức vận chuyển sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng, chi phí và mức độ rủi ro. Hiểu đúng các thuật ngữ dưới đây giúp người gửi không chỉ chọn đúng hình thức phù hợp, mà còn tránh được những kỳ vọng sai ngay từ đầu.
2.1. Air Freight (Vận chuyển hàng không)
Đây là hình thức vận chuyển bằng máy bay, thường được sử dụng cho hàng hóa cần giao nhanh, hàng có giá trị cao hoặc các đơn hàng có deadline gấp. Thời gian vận chuyển thường dao động từ vài ngày đến một tuần, tùy tuyến bay và hình thức khai thác.
2.2. Sea Freight (Vận chuyển đường biển)
Vận chuyển quốc tế bằng đường biển phù hợp với hàng nặng, hàng cồng kềnh hoặc các lô hàng số lượng lớn. Ưu điểm lớn nhất của phương thức này là chi phí thấp hơn so với hàng không, đặc biệt khi vận chuyển container nguyên chuyến hoặc hàng gom container.
Đổi lại, thời gian vận chuyển bằng đường biển khá dài, thường từ vài tuần đến hơn một tháng tùy tuyến và cảng đến. Với các doanh nghiệp đã có kế hoạch nhập hàng ổn định, đây là lựa chọn tối ưu về mặt chi phí, miễn là thời gian không phải yếu tố quá cấp bách.
2.3. Express / Courier (Chuyển phát nhanh quốc tế)
Express hay Courier là dịch vụ chuyển phát nhanh do các hãng như FedEx, DHL, UPS cung cấp. Hình thức này thường được sử dụng cho bưu phẩm, hồ sơ, hàng nhỏ gọn hoặc các đơn hàng cần giao tận tay trong thời gian ngắn.
2.4. Consolidation / Consol (Gom hàng)
Consolidation, hay còn gọi là gom hàng, là hình thức gộp nhiều lô hàng nhỏ của các chủ hàng khác nhau để vận chuyển chung một chuyến. Phương thức này thường áp dụng cho cả đường biển và đường hàng không. Trong thực tế, Consol giúp giảm chi phí đáng kể cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không đủ lượng hàng để đi nguyên chuyến. Tuy nhiên, thời gian xử lý có thể dài hơn do phải chờ đủ hàng để gom, và việc phối hợp chứng từ cần chính xác để tránh chậm trễ ở khâu thông quan.
2.5. Direct / Transit (Bay thẳng và quá cảnh)
Direct là chuyến bay thẳng từ điểm gửi đến điểm nhận, không qua trung chuyển. Ưu điểm là thời gian nhanh hơn và rủi ro thất lạc thấp hơn. Tuy nhiên, chi phí thường cao và không phải tuyến nào cũng có chuyến bay thẳng.
Transit là hình thức quá cảnh qua một hoặc nhiều điểm trung gian. Phương thức này phổ biến hơn, linh hoạt về lịch bay và chi phí mềm hơn, nhưng thời gian vận chuyển có thể kéo dài và phát sinh thêm rủi ro nếu không được theo dõi sát.
3. Các thuật ngữ về lô hàng
Mặc dù những thuật ngữ dưới đây tương đối quen thuộc, nhưng nếu hiểu chưa đúng, doanh nghiệp có nguy cơ phát sinh chi phí, thời gian chậm trễ hoặc thậm chí là hàng bị giữ lại tại cảng.
3.1. FCL (Full Container Load – Hàng nguyên container)
FCL là hình thức vận chuyển trong đó một chủ hàng sử dụng trọn vẹn một container, dù container đó có được xếp đầy hay không. Loại hình này thường phù hợp với doanh nghiệp có sản lượng ổn định, hàng hóa đồng nhất và kế hoạch xuất hàng rõ ràng.
Trong thực tế, FCL giúp giảm rủi ro hư hỏng do không phải chia sẻ container với hàng của đơn vị khác. Thời gian xử lý cũng nhanh hơn vì không cần chờ gom hàng. Tuy nhiên, nếu lượng hàng chưa đủ lớn, chi phí FCL có thể cao hơn so với việc đi hàng lẻ.
3.2. LCL (Less than Container Load – Hàng lẻ, hàng gom)
LCL là hình thức gom nhiều lô hàng nhỏ của các chủ hàng khác nhau vào chung một container. Đây là lựa chọn phổ biến với doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc những đơn vị mới xuất hàng sang Mỹ, Úc, Canada với sản lượng chưa ổn định.
Ưu điểm lớn nhất của LCL là tối ưu chi phí, vì người gửi chỉ trả tiền cho phần thể tích hoặc trọng lượng hàng của mình. Tuy nhiên, LCL cũng đi kèm rủi ro về thời gian, do phải chờ đủ hàng để gom, và phát sinh thêm các chi phí như phí tách container, phí kho bãi tại cảng đến nếu chứng từ không khớp.
3.3. DG Cargo (Dangerous Goods – Hàng nguy hiểm)
DG Cargo là thuật ngữ chỉ các loại hàng được xếp vào nhóm hàng nguy hiểm theo tiêu chuẩn quốc tế như pin lithium, hóa chất, chất dễ cháy, mỹ phẩm có cồn cao, nam châm mạnh… Nhiều chủ hàng không ý thức được sản phẩm của mình thuộc nhóm DG, dẫn đến việc khai báo sai. Khi bị phát hiện, lô hàng có thể bị giữ lại để kiểm tra bổ sung, phát sinh chi phí xử lý hoặc thậm chí bị từ chối vận chuyển.
3.4. General Cargo (Hàng thông thường)
General Cargo là nhóm hàng không nằm trong danh sách hạn chế hoặc nguy hiểm, ví dụ như hàng thủ công mỹ nghệ, đồ decor, quần áo, đồ gia dụng thông thường… Đây là loại hình dễ vận chuyển nhất trong logistics quốc tế.
3.5. Oversize / Overweight (Hàng quá khổ, quá tải)
Oversize và Overweight dùng để chỉ các lô hàng có kích thước hoặc trọng lượng vượt tiêu chuẩn thông thường của container hoặc phương tiện vận chuyển. Nhóm này thường gặp ở máy móc, nội thất lớn, thiết bị công nghiệp… dẫn đến phát sinh thêm phí nâng hạ, phí thiết bị chuyên dụng và đôi khi là chi phí xin phép lưu thông đặc biệt.
4. Các thuật ngữ liên quan đến trọng lượng
4.1. Gross Weight (Trọng lượng thực tế của lô hàng)
Đây là trọng lượng đo được trên cân, bao gồm cả hàng hóa và bao bì đóng gói (thùng carton, pallet, vật liệu chèn…).
4.2. Volumetric Weight (Trọng lượng quy đổi theo thể tích)
Volumetric Weight phản ánh mức độ chiếm không gian của lô hàng, thay vì khối lượng lô hàng. Cách tính dựa trên kích thước dài – rộng ×- cao của kiện hàng, sau đó chia cho hệ số quy đổi do từng hãng hoặc từng phương thức vận chuyển quy định. Thuật ngữ này đặc biệt quan trọng với các nhóm hàng như đồ decor, nội thất nhỏ, hàng thủ công mỹ nghệ, quà tặng… Nếu đóng gói không tối ưu, Volumetric Weight có thể cao gấp nhiều lần trọng lượng thực, khiến chi phí vận chuyển đội lên đáng kể dù hàng không nặng.
4.3. Dimensional Weight (Trọng lượng kích thước)
Đây là thuật ngữ được dùng phổ biến khi vận chuyển bằng hàng không dùng để chuẩn hóa các tính cước cho các kiện hàng. Nhiều khách hàng thường cho rằng chỉ cần cân nặng thấp là phí sẽ rẻ. Trên thực tế, với Dimensional Weight, kích thước kiện hàng mới là yếu tố quyết định, đặc biệt khi gửi hàng đi Mỹ bằng đường hàng không.
4.4. Chargeable Weight (Trọng lượng tính cước)
Chargeable Weight là con số cuối cùng dùng để báo giá và tính tiền vận chuyển. Trọng lượng này được xác định bằng cách so sánh giữa Gross Weight và Volumetric/Dimensional Weight, sau đó lấy giá trị cao hơn. Đây cũng là lý do cùng một lô hàng, mỗi đơn vị vận chuyển có thể báo giá khác nhau, tùy vào cách đo kích thước, hệ số quy đổi và tiêu chuẩn xử lý hàng
5. Các thuật ngữ về chi phí vận chuyển
Khác với nội địa, vận chuyển quốc tế thường bao gồm nhiều khoản phí khác nhau khiến nhiều người mới thường dễ bị nhầm lẫn hoặc bối rối khi lần đầu nhận báo giá. Do đó, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ những thuật ngữ liên quan đến chi phí vận chuyển dưới đây:
5.1. Valuation Charges (Phí định giá)
Đây là khoản phí doanh nghiệp phải trả cho đơn vị vận chuyển quốc tế để xác định giá trị lô hàng cho mục đích bảo hiểm. Trên thực tế, phí định giá thường gặp ở các lô hàng giá trị cao như mỹ phẩm, hàng thương hiệu, đồ decor thủ công cao cấp.
5.2. BAF (Bunker Adjustment Factor – Phí điều chỉnh giá nguyên liệu)
BAF là phụ phí dùng để bù đắp biến động giá nhiên liệu, chủ yếu áp dụng trong vận chuyển đường biển. Khi giá nhiên liệu tăng, hãng tàu sẽ điều chỉnh BAF theo từng giai đoạn. Điểm quan trọng là BAF không cố định, có thể thay đổi theo tuyến, theo thời điểm và theo hãng tàu. Do đó, cùng một lô hàng nhưng gửi ở hai thời điểm khác nhau có thể phát sinh mức BAF khác nhau, dù khối lượng không đổi.
5.3. CMA (Cargo Declaration Amendment Fee – Phí sửa đổi tờ khai hàng hóa)
CMA phát sinh khi tờ khai hàng hóa cần chỉnh sửa sau khi đã nộp cho hải quan hoặc hãng vận chuyển. Những thay đổi thường gặp bao gồm: sửa mô tả hàng, số lượng, giá trị, hoặc thông tin người nhận. Khoản phí này thường xuất hiện khi người gửi cung cấp thông tin chưa đầy đủ hoặc thay đổi kế hoạch.
5.4. CFS (Container Freight Station Fee – Phí bãi tập kết container)
Đây là khoản phí áp dụng cho LCL khi hàng được đưa vào bãi tập kết để gom chung container với các lô hàng khác. Khoản phí này bao gồm các công đoạn như như tiếp nhận hàng, phân loại, lưu trữ ngắn hạn và xếp hàng vào container. Với các doanh nghiệp gửi số lượng nhỏ nhưng thường xuyên, CFS là chi phí quen thuộc và gần như không thể tránh khỏi trong vận chuyển đường biển.
5.5. CIF (Cost, Insurance, Freight – Giá thành, bảo hiểm và cước phí)
Thuật ngữ này dùng để chỉ điều kiện giao hàng trong Incoterms, trong đó người bán chịu trách nhiệm chi trả giá hàng, cước vận chuyển và bảo hiểm đến cảng đích. Nhiều người gửi nhầm lẫn CIF là “đã bao trọn mọi chi phí” nhưng CIF không bao gồm các phí phát sinh tại cảng đến như DDC, THC hay phí thông quan nhập khẩu.
5.6. DDC (Destination Delivery Charge – Phí giao hàng tại cảng đến)
DDC là khoản phí phát sinh tại cảng đến, dùng để chi trả cho việc xử lý container khi hàng cập bến. Khoản phí này do cảng hoặc hãng tàu tại nước nhập khẩu quy định. Ngoài ra, DDC thường không nằm trong báo giá ban đầu nếu báo giá chỉ tính đến cảng đi. Đây là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện khoản phí này khi hàng đã đến Mỹ, Úc hoặc Canada.
5.7. Documentation Fee (Phí chứng từ)
Phí chứng từ là phí cho việc chuẩn bị, kiểm tra và phát hành các loại chứng từ vận chuyển, bao gồm vận đơn, hóa đơn, packing list và các giấy tờ liên quan. Đây là khoản phí bắt buộc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải chi trả.
5.8. EBS (Emergency Bunker Surcharge – Phí nguyên liệu khẩn cấp)
EBS là phụ phí nhiên liệu áp dụng trong các giai đoạn khủng hoảng hoặc biến động mạnh về giá nhiên liệu, thường xuất hiện đột ngột và mang tính ngắn hạn. Không giống BAF được điều chỉnh định kỳ, EBS thường khó dự đoán trước và có thể được áp dụng ngay cho các lô hàng đang hoặc sắp vận chuyển.
5.9. PSS (Peak Season – Phí mùa cao điểm)
Đây là khoản phí phát sinh vào các giai đoạn cao điểm vận chuyển quốc tế như: cuối năm, mùa lễ hội, Black Friday, Giáng Sinh hoặc trước Tết. Trong thời gian này, nhu cầu vận chuyển tăng mạnh, năng lực chuyên chở bị giới hạn, khiến hãng tàu và hãng bay áp dụng PSS để điều tiết tải.
5.10. Storage charge (Phí lưu kho)
Phí lưu kho phát sinh khi hàng lưu tại kho hoặc cảng vượt quá thời gian miễn phí, thường do chờ bổ sung chứng từ, kiểm tra hải quan hoặc thay đổi lịch trình. Đây là khoản phí “âm thầm” nhưng dễ tăng nhanh theo ngày. Trong thực tế, phần lớn phí lưu kho đến từ khâu chuẩn bị chưa đầy đủ, chứ không phải do vận chuyển chậm.
5.11. THC (Terminal Handling Charge – Phí xếp dỡ tại Cảng)
Đây là khoản phí cho các hoạt động bốc xếp, nâng hạ, di chuyển container trong cảng, áp dụng tại cảng đi và/hoặc cảng đến. Khoản phí này do cảng quy định, không phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển. THC gần như luôn tồn tại trong vận chuyển đường biển và thường là chi phí cố định theo container hoặc theo khối lượng hàng.
Trong vận chuyển quốc tế, việc hiểu đúng thuật ngữ không giúp bạn “giỏi logistics” hơn, mà giúp bạn biết mình đang trả tiền cho điều gì và chịu trách nhiệm đến đâu. Với các doanh nghiệp gửi hàng đi Mỹ, Canada hoặc Úc, việc nắm chắc những thuật ngữ cơ bản này chính là bước đầu để làm việc hiệu quả với đơn vị vận chuyển và hạn chế tối đa các khoản phát sinh ngoài dự kiến.